Tugas Pengantar Bisnis
1EB13
Dwi Rizqi Nadziroh Putri
22216202
FAKULTAS
EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI
UNIVERSITAS
GUNADARMA
2016
KATA
PENGANTAR
Puji dan syukur atas
kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmatnya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada
waktunya. Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas ke 4 mata kuliah
Pengantar Bisnis. Makalah ini akan membahas tentang Managemen kantor dan informasi serta
tentang kualifikasi dan kebutuhan sekretaris.
Ucapan terima kasih pun
tidak lupa saya ucapkan kepada pihak yang telah membantu saya dalam menyelesaikan makalah ini yang tidak
dapat disebutkan satu per satu. Karena
keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman saya, saya yakin masih banyak kekurangan dalam makalah ini, Oleh
karena itu saya sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari
pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata,
kiranya makalah ini dapat berguna dan bisa menjadi pedoman bagi mahasiswa untuk
dapat mempelajari serta memahami yang
terdapat di makalah ini. Sekian dan terima kasih.
Depok, 10 Desember 2016
Penyusun
DAFTAR ISI
KATA
PENGANTAR
DAFTARISI
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
1.2 Rumusan
Masalah
1.3 Tujuan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Managemen Kantor dan Informasi
A. Definisi Tata Kerja , Prosedur
Kerja , dan Pedoman Kerj
B. Cara Menyusun Bukti Pedoman Kerja
C. Manfaat Ditetapkaan nya Tata
Kerja, Prosedur Kerja,&Pedoman Kerja
2.2 Kualifikasi dan Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis
A.Pentingnya Sekretaris dalam
Bisnis
B.Kualifikasi Sekretaris
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
DAFTAR
PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar belakang
Tata Kerja, prosedur kerja
dan sistem kerja adalah suatu pernyataan tertulis yang
menguraikan pelaksanaan
kerja, rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, fungsi,tugas-
tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek – aspek pekerjaan
tertentu lainnya yang membentuk satu kebulatan pola tertentu dalam rangka
melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. Tata kerja memberikan fakta-fakta yang
menunjukkan cara – cara pelaksanaan kerja yang seefesien mungkin atas suatu
tugas dengan mengingat segi – segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga
kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja yaitu rangkaian tata
kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap
serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaiansesuatu bidang tugas. Dalam melaksanakan
tugasnya seorang pimpinan sering mengalami kesulitan dalam membagi waktunya.
Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang
pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu tugas tersebut dan juga
dapat membantu dan mengatur waktu serta kegiatannya. Sekretaris dapat menjadi konfiden
pertama bagi pimpinannya, tempatnya merundingkan hal-hal yang bersifat rahasia,
tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan serta mendelegasikan
berbagai masalah bisnis.
1.2Rumusan Masalah
Masalah yang akan di bahas dalam makalah
ini :
1.Apa pengertian tata kerja, Prosedur
Kerja, dan Pedoman Kerja?
2.Bagaimana cara menyusun buku pedoman
kerja?
3.Apa manfaat ditetapkannya tata kerja ,
prosedur kerja,dan buku pedoman kerja?
4.Pentingnya sekretaris dalam bisnis
5.kualifikasi sekretaris
1.3Tujuan
Makalah ini bertujuan untuk
1.Untuk memenuhi dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan
softskill
2.Untuk memberikan informasi kepada pembaca agar pembaca dapat mengetahui
dan
memahami tentang managemen kantor
,dan peran penting sebagai skretaris di suatu
perusahaan.
perusahaan.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Management Kantor dan
Informasi
A.Definisi Tata kerja,
Prosedur kerja, Pedoman kerja
1.Tata Kerja
Tata kerja adalah satu
cara bagaimana agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan
dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan
dengan tepat pula. Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses
kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping
itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk
-Menghindari
terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan
waktu yang
tersedia.
- Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran
dalam proses pencapaian
tujuan.
- Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan
koordinasi yang tepat.
2.Prosedur Kerja
Prosedur keja merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus
dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,
kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus
digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Prosedur kerja juga bisa diartikan sebagai rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga
menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam
rangka penyelesaian suatu pekerjaan.
Contohnya : daftar struktur perpustakaan ,ataupun koperasi yang digambarkan dari ketua organisasi ,sampai staff-staff bawahan
Contohnya : daftar struktur perpustakaan ,ataupun koperasi yang digambarkan dari ketua organisasi ,sampai staff-staff bawahan
3.Pedoman Kerja
Pedoman kerja adalah biasanya
berisi edukasi, pengetahuan seputar pekerjaan, bisa juga alternatif
penyelesaian masalah yang sering terjadi. pedoman bersifat fleksibel, tidak
mengikat dan mengatur tetapi membimbing dengan kebebasan berinovasi. Pedoman kerja juga bisa diartikan
sebagai sebuah panduan yang dikeluarkan
secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di
perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur,
pemberian cuti, pemberian ijin, dsb.
B.Cara
Menyusun Buku Pedoman Kerja
Buku
pedoman kerja harus dengan jelas menyatakan kebijakan perusahaan. Bidang-bidang
yang harus dicakup antara lain:
- jam
kerja umum
-peraturan
dan ketetapan perusahaan (tatakrama berpakaian; bagaimana orang
berinteraksi
dengan para nasabah; peraturan keselamatan dll.)
dengan para nasabah; peraturan keselamatan dll.)
- bagaimana
mendapatkan waktu berlibur
- semua
hari besar/raya dan hari keperluan pribadi yang dibayar
- cuti
sakit
- peninjauan
terhadap gaji dan kinerja
- kebijakan
waktu lembur/waktu kompensasi
- tunjangan
kesehatan dan pengobatan
- rencana
pensiun dan tunjangan tambahan lainnya
- kebijakan
cuti bersalin
-peraturan
atau ketetapan lainnya
C.Manfaat Ditetapkannya Tata
kerja,Prosedur Kerja, dan Buku Pedoman Kerja
1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
2.Tugas-tugas
dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu
3.Keletihan
dalam bekerja dapat diatasi
4.Pekerjaan
yang terbengkalai dapat diatasi
5.Tujuan
pekerjaan dapat tercapai secara efektif
6. Dapat dilakukan standarisasi dan
pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya
7.Dapat
dijadikan sebagai pedoman kerja
2.2
Kualifikasi dan Kebutuhan
Skretaris dalam bisnis
Menurut pendapat para ahli,
pengertian tentang sekretaris dapat disimpulkan sebagai berikut: Sekretaris
berasal dari bahasa Latin yaitu SECRETUM yang berarti rahasiaatau SECRETARIUS yang berarti seseorang yang diberi
kepercayaan untuk untuk menjaga rahasia. Dalam bahasa inggris kata sekretaris
diterjemahkan sebagai SECRET yang berarti rahasia. Jadi sekretaris adalah
seseorang yang harus bisa menyimpan dan menjaga rahasia ( dalam hal ini konteks
pembicaraan dipusatkan pada rahasia perusahaan / perkantoran). tampak jelas bahwa pada
dasarnya sekretaris adalah orang yang dipercaya penuh oleh badan, kantor atau
perusahaan untuk menjalankan sebuah pekerjaan yang tidak mudah yaitu menjaga
rahasia. Kita
A.Pentingnya
Sekretaris dalam Bisnis
Sekretaris
mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan,
apabila sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi
tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dewasa ini
kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting
disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang
kompleks. Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan atau
bawahannya dengan langsung. Hal inilah yang sering membawa akibat operasi
perusahaan berjalan lambat.
Sering terjadi bahwa
kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal
yang kurang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui
dengan cepat dan tepat setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat
memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien. Guna menjamin kecermatan dan
kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris terdidik dan
terampil dan mampu mengetahui dengan tepat dan tugas pokok organisasi dan
pimpinannya serta tugas pokok dan tanggung jawab sendiri.
Seorang sekretaris
mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun
informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan
informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal
diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan
pekerjaan.
Perlu ditambahkan
bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja efisien. Dia harus
berpandangan bahwa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara kerja terbaik
terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan
cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang lebih cepat
dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih dekat dari penggunaan jarak, cara
kerja yang lebih hemat dalam menggunakan benda dan cara kerja yang lebih murah
dalam menggunakan uang, tanpa sedikit pun mengurangi mutu hasil kerja.
Peranan sekretaris terhadap atasan
-Sebagai perantara
atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi
orang yang ingin
berhubungan dengan pimpinan.
-Sebagai sumber
informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas,
dan tanggung
jawab.
-Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada
bawahan dalam pelaksanaan tugas.
-Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam
ide-ide.
-Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan
dan cerminan pimpinan bagi
bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan .
-Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan
dalam menjalankan
pekerjaannya.
-Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai
masalah.
-Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk telah
mengerahkan dan
Mengetahui
-kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
B.Kualifikasi
Sekretaris
Kualifikasi
sekretaris adalah hal-hal yang menjadi syarat bagi seseorang untuk menjadi
sekretaris profesional agar dapat dicari dan ditarik cepat oleh suatu
perusahaan/organisasi. Kualifikasi sekretaris dilihat dari pengetahuan,
keterampilan, dan kepribadian.
1.Pengetahuan :
-Memiliki
pengetahuan dan wawasan global
-Memahami
seluk beluk organisasi beserta tujuan dan fungsinya
-Memiliki
pengetahuan tentang perkantoran
-Mampu
memahami kondisi dan apa yang akan dikerjakannya
2.Keterampilan
:
-Mampu
berkomunikasi dengan baik
-Mampu
menyalurkan ide
-Mampu
membentuk suatu keputusan dan rencana
-Mampu
berbahasa Indonesia dan bahasa asing
-Mampu
menyusun laporan dengan baik
-Mampu
menggunakan peralatan perusahaan dengan baik (contoh : komputer)
3.Kepribadian
:
-Memiliki
kepribadian yang baik dan menarik
-Loyalitas
dan dedikasi yang tinggi
-Memiliki
kemampuan dalam ketelitian, tanggung jawab, dan kejujuran
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Menurut saya,
kesimpulan dari penulisan ini adalah Sekretaris dan
kantor merupakan satu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris adalah kunci
kedua setelah manajer atau pimpinan. Segala urusan perkantoran mulai dari
surat-menyurat sampai masalah keputusan pimpinan sangat mempunyai pengaruh
terhadap sekretaris. Segala penyelesaian urusan dan proses administrasi
perkantoran terletak pada kepintaran sekretaris. sekretaris
adalah karyawan yang memiliki kemampuan profesional dalam bidang komunikasi dan
penyusunan laporan yang merupakan pula suatu kewajiban bagi seorang sekretaris. Meskipun
dahulu sekretaris dianggap sebelah mata, namun sekarang sekretaris menjadi
suatu hal penting dan harus ada di setiap perusahaan terutama perusahaan yang
ingin menjalankan hubungan baik dengan berbagai client. Untuk menjadi
sekretaris yang profesional dan ditarik cepat oleh suatu perusahaan, sekretaris
harus memiliki kualifikasi tersendiri dalam bidang pengetahuan, keterampilan,
dan kepribadian yang akan menjadi nilai tambah bagi seorang sekretaris.
3.2
Saran
Demikian
penulisan ini saya buat. Semoga dapat
membantu dan bermanfaat bagi pembaca dalam
menambah wawasan dan pengetahuan tentang menegemen kantor dan sekretaris beserta peranannya. Terima kasih
kepada pihak atau link yang telah membantu saya dalam mengerjakan tugas matakuliah pengantar
bisnis ke-4. Maaf bila ada kekurangan kata. Sekian dan terima kasih.
3.3
Daftar Pustaka
http://www.landasanteori.com/2015/07/peranan-sekretaris-dalam-membantu.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar